In der Regel setzen Sie sich mit uns in Verbindung und klären mit uns die grundlegenden Fragen sowie, ob die Voraussetzungen für das online-Verfahren gegeben sind. Anschließend leiten wir das online-Verfahren für Sie ein und legen den Vorgang im Portal der BNotK an; die Beteiligten erhalten eine Einladung zur Teilnahme an dem online-Verfahren. Alternativ können Sie das online-Verfahren auch selbst initiieren und uns über das Portal der BNotK Ihre Anfrage zuleiten.

Die Beteiligten registrieren sich sodann zunächst mit Hilfe der eID-Funktion ihres Ausweises in dem Portal der Bundesnotarkammer. Hierbei wird u.a. das im Ausweis hinterlegte Lichtbild ausgelesen, so dass dem Notar bei der Beurkundung der Abgleich des Fotos mit der in der Videokonferenz erscheinenden Person möglich ist.

Vor der Beurkundung – Entwurfsphase

Über das online-Portal der BNotK können die Beteiligten bereits im Vorfeld der Beurkundung Dokumente und andere Unterlagen an den Notar senden, die der Notar für die Fertigung des Entwurfes benötigt. Auch insoweit gilt, dass die Handlungsmöglichkeiten der Beteiligten nur erweitert und nicht beschränkt werden sollen. Den Beteiligten bleibt es deshalb auch zukünftig möglich, die erforderlichen Unterlagen auf anderen, konventionellen Wegen, also per Telefon, Post, Fax, E-Mail oder unserer SECUREmail an den Notar zu senden.

Wie bisher erstellt der Notar aufgrund der übermittelten Unterlagen einen ersten Entwurf, der von den Beteiligten geprüft werden kann. Änderungen und Ergänzungswünsche werden solange eingearbeitet, bis der Entwurf von allen Beteiligten als beurkundungsreif angesehen wird.

Soweit dies gewünscht wird, wird bereits vor der eigentlichen Beurkundung in jeder Phase der Gründung der Entwurf im direkten Gespräch erläutert, sei es vor Ort, per Telefon oder Videokonferenz (über jede der von den Beteiligten gewünschte Plattform).

Beurkundung mittels Videokommunikation

Haben sich alle Beteiligten auf einen Entwurf des Gesellschaftsvertrages sowie der Begleiterklärungen (Geschäftsführerbestellung, Erteilung von Prokuren, etc.) verständigt, wird ein Termin zur Beurkundung angesetzt.

Im Rahmen der Videokonferenz, die zwingend über das Portal der Bundesnotarkammer durchzuführen ist, verliest der Notar – wie auch bisher – den Text der Urkunde, gibt Hinweise, klärt (nochmals) über Risiken und Pflichten auf und beantwortet aufkommende Fragen.

Soweit Änderungen des Textes erforderlich werden, werden diese in das elektronische Dokument eingepflegt, bevor das verlesene Dokument von den Beteiligten durch eine elektronische Signatur unterzeichnet wird. Die elektronische Signatur wird durch das Portal der BNotK erzeugt und bereitgestellt.

Anschließend werden die Gesellschafterliste sowie – soweit bereits zu diesem Zeitpunkt gewollt – die Anmeldung der Gesellschaft zum Handelsregister nebst der Versicherungen der Geschäftsführung gem. § 8 Abs. 2 und 3 GmbHG ebenfalls im Rahmen der Videokonferenz signiert und durch den Notar beglaubigt.

Was passiert nach der Beurkundung mittels Videokonferenz?

Der weitere Ablauf der online-Gründung einer GmbH bzw. UG (haftungsbeschränkt) nach der Beurkundung durch Videokonferenz unterscheidet sich nicht wesentlich von den weiteren Schritten einer „konventionellen“ Gründung im Rahmen einer Präsenz-Beurkundung.

Auch die online gegründete GmbH muss zum Handelsregister angemeldet werden. Sie entsteht erst mit ihrer Eintragung im Register (konstitutive Eintragung).

Einzahlung des Stammkapitals auf ein Konto der GmbH

Nach der online-Gründung, jedoch noch vor der Anmeldung der Gesellschaft zum Handelsregister, haben die Gründer ihre Einlage auf das Stammkapital der GmbH einzuzahlen. Hierzu zahlen die Gesellschafter ihre Einlage auf ein Konto der Gesellschaft. Um das Konto für die GmbH eröffnen zu können, verlangen die Banken in der Regel einen Nachweis über die erfolgte Gründung, die wir Ihnen etwa in Form (elektronisch) beglaubigter Abschriften der Gründungsurkunde zur Verfügung stellen werden.

Ist das Stammkapital auf ein Konto der Gesellschaft eingezahlt, reicht der Notar die Handelsregisteranmeldung beim Register ein.

Was gilt, wenn ein Beteiligter aufgrund Vollmacht für eine andere (juristische) Person handelt?

Handelt ein Beteiligter für eine andere (juristische) Person – etwa Justiziare in Konzernunternehmen -, müssen auch zukünftig die Vollmachten dem Notar in Urschrift oder in zumindest beglaubigter Form bei Beurkundung vorliegen. Dies macht es erforderlich, dass diese Dokumente rechtzeitig an den Notar übermittelt werden. Von den vorgelegten Vollmachten sollen gem. § 16 d BeurkG n.F. elektronisch beglaubigte Abschriften der elektronischen Niederschrift der Gründungsverhandlung beigefügt werden.