Gründung von GmbH und UG (haftungsbeschränkt).
Anmeldungen zum Handelsregister.

Inhalt

GmbH-Gründung:
Hinweise und Notarkosten

Bargründung – Sachgründung – Einbringung mit (Sach-)Agio

Die GmbH ist eine juristische Person mit selbständigen Rechten und Pflichten. Sie verfügt über ein Stammkapital in Höhe von mindestens € 25.000. Eine Unternehmergesellschaft (UG) kommt mit deutlich weniger Startkapital aus.

Gründung einer GmbH oder UG

Die Gründung erfolgt durch einen oder mehrere Gesellschafter, die mit ihren Stammeinlagen am Stammkapital beteiligt sind und darüber hinaus grundsätzlich nicht haften. Im Regelfall haftet nur die Gesellschaft mit dem gesamten Gesellschaftsvermögen.

Die Bar-Gründung einer einfachen GmbH oder UG erfolgt in 5 Schritten:

  1. Die Vorfragen werden geklärt, also u. a. wer Gesellschafter wird, wie hoch das Stammkapital sein soll, wie die Firma der Gesellschaft lauten soll und ob diese Firma überhaupt zur Wahl steht.
  2. Der Gesellschaftsvertrag wird beurkundet und der erste Geschäftsführer bestellt.
  3. Erst jetzt eröffnet der Geschäftsführer ein erstes Geschäftskonto der Gesellschaft. Auf dieses Konto werden die Stammeinlagen der Gesellschafter eingezahlt.
  4. Jetzt kann der Geschäftsführer die neu gegründete Gesellschaft zum Handelsregister anmelden.
  5. Mit der Eintragung der Gesellschaft im Handelsregister ist die Gesellschaft wirksam gegründet; die Gesellschaft kann ihren Geschäftsbetrieb aufnehmen.

Seit  dem 01. August 2022 ist es möglich, eine GmbH online im Rahmen einer Videokonferenz zu gründen. Hier finden Sie einen Überblick über das online-Verfahren, die Voraussetzungen, den Ablauf sowie die Kosten.

Erwerb einer Vorratsgesellschaft als Alternative zur Bargründung

Wenn die Zeit drängt und Sie sehr zügig eine neue GmbH oder GmbH & Co. KG benötigen, sollten Sie den Erwerb einer Vorratsgesellschaft in Erwägung ziehen.

Handelsregisteranmeldungen bei Veränderungen bei der GmbH

Bei Veränderungen bei der gegründeten GmbH (Neubestellung oder Abberufung von Geschäftsführern und Prokuristen, Änderung der Geschäftsanschrift, Sitzverlegung, Kapitalerhöhung etc.) nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf. Gern können Sie auch unseren Fragebogen zu Veränderungen bei einer GmbH verwenden. Auch diese Anmeldungen zum Handelsregister können in einem online-Verfahren beglaubigt werden; sprechen Sie uns hierauf bei Bedarf gern an.

A. GmbH – Gesellschaftsvertrag (Satzung)

Gesellschaftsvertrag oder Musterprotokoll?

Gesellschaftsvertrag

Für den GmbH-Gesellschaftsvertrag (Satzung) sowie das Protokoll über die Errichtung der Gesellschaft ist die notarielle Beurkundung gesetzlich vorgeschrieben. Der Mindestumfang an Regelungen, die im Gesellschaftsvertrag enthalten sein müssen, ist ebenfalls gesetzlich bestimmt. So sind

  • die Firma (Name des Unternehmens) und Sitz der Gesellschaft,
  • der Gegenstand des Unternehmens,
  • der Betrag des Stammkapitals sowie
  • die Beträge der von jedem Gesellschafter zu leistenden Einlagen (Stammeinlage)

in der Satzung festzuhalten.

GesellschafterversammlungNeben diesen Pflichtangaben gibt es weitere regelungswürdige Punkte, die Sie in den Blick nehmen sollten, wie zum Beispiel:

  • Geschäftsführung (Abweichung von der gesetzlichen Grundregel, § 35 II 1 GmbHG; Befreiung von den Beschränkungen des § 181 BGB)
  • Zustimmungserfordernisse bei Verfügungen eines Gesellschafters über Geschäftsanteile (Vinkulierung),
  • Vererbung von Geschäftsanteilen,
  • Aufstellung des Jahresabschlusses,
  • Gewinnverteilung,
  • Einziehung von Geschäftsanteilen,
  • Ausscheiden und Auseinandersetzung sowie
  • Wettbewerbsklauseln.

Wir entwerfen gerne einen auf Ihre individuellen Bedürfnisse und Vorstellungen zugeschnittenen Satzungstext.

Musterprotokoll

Wenn die GmbH oder UG nicht mehr als drei Gesellschafter und einen Geschäftsführer haben soll, besteht als Alternative zur Beurkundung eines Gesellschaftsvertrages die Gründung der Gesellschaft im vereinfachten Verfahren unter Verwendung des sog. Musterprotokolls.

In diesem vereinfachten Verfahren wird das gesetzlich vorgegebene Musterprotokoll verwendet, welches Sie nicht ändern oder um weitere Regelungen ergänzen dürfen. Vor allem dürfen Sie keinen individuellen Gesellschaftsvertrag beschließen, der auf Ihre konkreten Bedürfnisse abgestimmt ist. Das Musterprotokoll enthält nur ein Mindestmaß an Regelungen. Dem Musterprotokoll sollte deshalb eigentlich nur dann der Vorzug vor einem richtigen Gesellschaftsvertrag gegeben werden, wenn

  • bisher keine unternehmerische Tätigkeit erfolgt ist, es also noch kein Einzelunternehmen oder eine GbR gibt
  • Ihre Gesellschaft mit nur einem Gesellschafter gegründet wird und
  • dieser auch Geschäftsführer werden soll oder
  • alle Beteiligten sich so sehr vertrauen, dass auf detaillierte Regelungen im Gesellschaftsvertrag verzichtet werden kann.

In allen anderen Fällen ist das Musterprotokoll für die Praxis eher unbrauchbar.

Der (Kosten-)Vorteil des vereinfachten Verfahrens mit Musterprotokoll liegt darin, dass der für die Berechnung der Notargebühren maßgebliche Geschäftswert dem tatsächlichen Stammkapital entspricht und nicht mindestens 30.000 € beträgt. Daraus ergibt sich aber auch schon, dass eine Kostenersparnis dann nicht mehr gegeben ist, wenn das Stammkapital der Gesellschaft mehr als 30.000 € beträgt. Zur Verdeutlichung der Größenverhältnisse des „Sparpotentials“ dient die weiter unten dargestellte Gegenüberstellung der zu erwartenden Notarkosten.

B. Geschäftsführer

Geschäftsführer eine GmbHEine GmbH wird nicht durch die Gesellschafter, sondern durch einen oder mehrere Geschäftsführer vertreten. Der „Geschäftsführer“ ist das gesetzliche Organ der GmbH, das die Geschäfte der Gesellschaft führt und sie nach außen vertritt. Ohne Geschäftsführer ist die GmbH nicht handlungsfähig.

Geschäftsführer einer GmbH kann nur eine natürliche, unbeschränkt geschäftsfähige Person sein. Er oder sie braucht nicht Gesellschafter zu sein (sog. Fremdgeschäftsführer).

Grundsätzlich muss der Geschäftsführer keine besonderen Qualifikationen erfüllen. Es gibt jedoch Ausnahmen bei Tätigkeiten, deren Ausübung an die Erteilung einer Erlaubnis oder Genehmigung geknüpft ist, z.B. bei Transportunternehmen und Personenbeförderungsunternehmen. Bei Handwerksbetrieben muss entweder der Geschäftsführer über die handwerksrechtlichen Voraussetzungen verfügen oder ein angestellter Betriebsleiter.

Die Bestellung des Geschäftsführers erfolgt durch Beschluss der Gesellschafterversammlung. Der Beschluss wird i.d.R. beurkundet, wenn der Beschluss von dem Notar vorbereitet wird, auch wenn er grundsätzlich formlos gefasst werden könnte; es steht den Gründern frei – worauf ausdrücklich hingewiesen wird – aus Kostengründen, nach der Beurkundung des Gesellschaftsvertrages  in eigener Regie eine erste Gesellschafterversammlung abzuhalten und den oder die Geschäftsführer zu bestellen. Die Bestellung sowie jede spätere Änderung in der Person des Geschäftsführers ist durch den Geschäftsführer zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden.

Existenzgründer aus Nicht-EU-Staaten sollten dringend prüfen, welche ausländerrechtlichen Regelungen vor der
Aufnahme einer selbständigen Tätigkeit zu beachten sind; dies gilt insbesondere dann, wenn auch die Aufgabe als Geschäftsführer übernommen wird. Staatsangehörige aus Drittstaaten außerhalb der EU
benötigen zur Aufnahme einer selbständigen Tätigkeit grundsätzlich einen Aufenthaltstitel zur Ausübung einer
selbständigen Tätigkeit gemäß § 21 Aufenthaltsgesetz. (https://www.hannover.ihk.de/hauptnavigation/gruendungsicherung-nachfolge/existenzgruendung/gruendung-durch-auslaendische-staatsangehoerige-5181828).

C. Stammkapital

GmbH oder UG (haftungsbeschränkt)?

Nach der Gründung, jedoch noch vor der Anmeldung zum Handelsregister, muss das Stammkapital der GmbH bereitgestellt werden. Dabei handelt es sich um die Summe der Nennbeträge der Geschäftsanteile der einzelnen Gesellschafter, welche im Gesellschaftsvertrag festgesetzt wird.

Stammkapital einer GmbHMindeststammkapital: 25.000 €

Das Stammkapital für eine vollwertige GmbH muss mindestens 25.000 € betragen und kann als Bareinlage oder als Sacheinlage aufgebracht werden.

Halbeinzahlung: 12.500 €

Können Sie das Mindeststammkapital in Höhe von 25.000 € bei Gründung Ihrer GmbH nicht vollständig aufbringen, können Sie dennoch eine GmbH gründen und zum Handelsregister anmelden, wenn

• auf jeden Geschäftsanteil mindestens ¼ des Nennbetrags eingezahlt ist und
• der Gesamtbetrag der eingezahlten Geldeinlagen zuzüglich des Gesamtnennbetrags der Geschäftsanteile, für die Sacheinlagen zu leisten sind, die Hälfte des Mindeststammkapitals (25.000 €) erreicht.

Stark vereinfacht gesagt: Bei einer reinen Bargründung (Geldeinlagen) müssen insgesamt mindestens 12.500 € liquide Barmittel vorhanden sein. Machen Sie von dieser Option der Halbeinzahlung Gebrauch, haften Sie für die Einzahlung der noch „fehlenden“ 12.500 € persönlich. Der Restbetrag wird fällig, sobald er von der Gesellschaft angefordert wird; dies geschieht spätestens im Fall der Insolvenz.

Sachgründung

Das Stammkapital muss jedoch nicht unbedingt in bar in die Gesellschaft eingezahlt werden. Sie können das Stammkapital oder einen Teil davon auch durch die Übertragung anderer Vermögensgegenstände an die Gesellschaft leisten (sog. Sachgründung durch Sacheinlagen). Als Sacheinlagen kommen alle Gegenstände in Betracht, die einen Geldwert haben, beispielsweise:

• Patente, Marken, Lizenzen (immaterielle Vermögensgegenstände)
• Pkw, Computer, Waren, Rohstoffe (bewegliche Sachen)
• Grundstücke (unbewegliche Sachen)
• Forderungen aus Lieferung und Leistung oder auch
• ein gesamtes Unternehmen, z.B. eines Einzelkaufmanns als Sachgesamtheit.

Sachgründungsbericht

Die Gesellschafter müssen bei einer solchen Sachgründung in einem sog. Sachgründungsbericht die Umstände darstellen, aus denen sich die Werthaltigkeit der Sacheinlagen ergibt. Dazu sollten die Anschaffungs- und Herstellungskosten, derzeitiger Marktpreis / Verkehrswert, Zustand und die Nutzungsmöglichkeiten für die Gesellschaft detailliert und nachprüfbar erläutert werden. Einen solchen Sachgründungsbericht zu erstellen, kann aufwendig und kostenträchtig sein, weshalb die Sachgründung letztlich selten gewählt wird. Die Gesellschafter haften der Gesellschaft zudem für die Werthaltigkeit der Sacheinlagen. Hat eine Sacheinlage tatsächliche nicht mindestens den Wert, der dem Nennbetrag des Geschäftsanteils entspricht, für den sie geleistet wird, muss der Gesellschafter den Differenzbetrag in bar einzahlen. Diese Haftung verjährt erst nach zehn Jahren.

Kombinierte Bar- und Sachgründung

Bar- und Sachgründung können miteinander kombiniert werden.

Gefahr: Verschleierte Sachgründung

Kein Ausweg, sondern als verschleierte Sachgründung unzulässig ist es, zunächst eine Bargründung vorzunehmen und die GmbH sodann die Betriebsmittel, die eigentlich als Sachmittel in die GmbH hätten eingebracht werden sollen, von den Gesellschaftern abkaufen zu lassen. Das Stammkapital gilt dann nicht als geleistet und die Gesellschafter haften weiterhin für die Deckung der Stammeinlage. Von einer solchen Verfahrensweise ist dringend abzuraten.

Vollständiger Neustart oder „nur“ neue Rechtsform ?

Wichtig für die Entscheidung, ob der Weg einer Bar- oder einer Sachgründung oder eine ganz andere Gestaltung gewählt wird, ist, ob es das „Unternehmen“, welches die GmbH betreiben soll, bereits gibt.

Haben Sie nämlich bereits vor der formalen Gründung einer GmbH erste Gehversuche unternommen, also z. B. erste Verträge geschlossen, einen Computer gekauft, eine Domain, eine Marke oder sogar ein Patent registriert, existiert Ihr Unternehmen bereits – wenn auch nicht in der Form der GmbH/UG, sondern als Einzelunternehmen oder Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR). Würde nun einfach eine neue GmbH gegründet und mit dieser der Betrieb des Einzelunternehmers oder der GbR „irgendwie“ fortgeführt, wird das Finanzamt – spätestens bei der ersten Betriebsprüfung – darin eine Aufdeckung stiller Reserven des Einzelunternehmens oder der GbR sehen. Eine solche Aufdeckung stiller Reserven führt regelmäßig zu einer ungewollten und vermeidbaren Steuerbelastung.

Einbringung eines Einzelunternehmens oder einer GbR in die GmbH

Gibt es Ihr Unternehmen also bereits, muss das Ziel die steuerneutrale Einbringung des Einzelunternehmens oder der GbR in die zu gründende GmbH zu Buchwerten sein, sei es durch einen Formwechsel nach dem Umwandlungsgesetz (UmwG) oder durch eine andere Gestaltung. In jedem Fall ist die Abstimmung mit Ihrem Steuerberater essenziell.

UG (haftungsbeschränkt): 1 €

Liegt Ihr Budget unterhalb von 12.500 €, können Sie statt einer vollwertigen GmbH eine Unternehmergesellschaft / UG (haftungsbeschränkt) gründen, welche eine Sonderform der GmbH darstellt. Eine UG kann schon ab 1 € Stammkapital gegründet werden und ist als Unternehmensform insbesondere für Gründer mit geringem Budget vorgesehen. Die UG ist darauf ausgerichtet, langfristig zu einer vollwertigen GmbH zu wachsen. Diesem Ziel dient die gesetzliche Pflicht zur Bildung von Rücklagen: Eine UG darf nicht ihren gesamten Jahresüberschuss an die Gesellschafter ausschütten, sondern höchstens 75 Prozent. Die restlichen 25 Prozent müssen in eine Rücklage eingestellt werden.

D. Handelsregisteranmeldung

Die GmbH muss zum Handelsregister angemeldet werden und entsteht erst mit Eintragung im Register (konstitutive Eintragung).

Die Eintragung in das Handelsregister ist durch sämtliche Geschäftsführer (§§ 78, 7 I GmbHG) bei dem örtlich zuständigen Amtsgericht anzumelden. Hierfür wird die meist durch uns entworfene Handelsregisteranmeldung notariell beglaubigt und durch uns als Notare elektronisch an das Handelsregister übermittelt.

Die Geschäftsführer müssen in der Anmeldung u.a. versichern, dass das vereinbarte Stammkapital ganz oder teilweise aufgebracht wurde und dass sich die geleisteten Einlagen endgültig in der freien Verfügung der Geschäftsführer befinden. Ein Nachweis hierüber ist zwar nicht zwingend erforderlich, kann aber ggf. vom Gericht angefordert werden, sodass sich die Einreichung eines Einzahlungsbeleges (bei Geldeinlagen) empfiehlt.

Ebenso ist eine Liste der Gesellschafter zu erstellen und beim Handelsregister einzureichen.

E. Notarkosten : Was kostet die Gründung einer GmbH ?

Notarkosten der Gründung einer GmbH mit 25.000 € Stammkapital

Vereinfachte Beispielberechnung* der Kosten einer GmbH-Gründung mit 25.000 € Stammkapital:

 Ein GesellschafterMehrere Gesellschafter
Entwurf und Beurkundung des Gesellschaftsvertrages125,00 €384,00 €
Geschäftsführerbestellung250,00 € 
Gesellschafterliste57,60 €96,00 €
Handelsregisteranmeldung**162,50 €162,50 €
Ausdrucke/Kopien/Scans (geschätzt)10,00 €10,00 €
Post- und Telekommunikation (pauschal)40,00 €40,00 €
Gesamt (netto)645,10 €692,50 €

 

Notarkosten der Gründung einer UG (haftungsbeschränkt) mit Musterprotokoll mit 5.000 € Stammkapital

Vergleichsberechnung* der Kosten der Gründung einer UG (haftungsbeschränkt) mit Musterprotokoll und einem Stammkapital bis 5000 Euro:

Ein GesellschafterMehrere Gesellschafter
Gründungsbeschluss (Musterprotokoll)60 €120 €
Handelsregisteranmeldung**107,50 €107,50 €
Ausdrucke/Kopien/Scans (geschätzt)5 €5 €
Post- und Telekommunikation (pauschal)21 €29 €
Gesamt (netto)193,50 €261,50 €

 Weitere Kosten, die zu berücksichtigen sind.

Hinzu kommen jeweils noch Gerichtskosten* sowie weitere Kosten wie z.B. Kosten für die Veröffentlichung im Bundesanzeiger, IHK-Beiträge. Die Gründungskosten können unmittelbar dem Stammkapital entnommen werden, wenn die Satzung der Gesellschaft dies so vorsieht.

 

* Die Notar- und Gerichtskosten ergeben sich aus dem Gesetz und sind für den Notar zwingend. Er darf weder mehr noch weniger als die gesetzlichen Gebühren verlangen. Soweit hier eine vereinfachte Kostenaufstellung bereitgestellt wird, dient dies allein der ersten Information, über die zu erwartende Höhe der Kosten. Die tatsächliche Höhe ist immer vom Einzelfall abhängig.

** incl. der Betreuungsgebühri.H.v. 62,50 € für die Überwachung der Einzahlung des Stammkapitals. Diese Gebühr entfällt, wenn die Erklärung zur HR-Anmeldung erst nach Einzahlung des Stammkapitals, also in einem gesonderten Termin abgegeben wird.